Yazı İşleri Müdürlüğü

EVRENSEKİZ BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Belediye Kanunu, 5393 sayılı Belediye Kanununun 48.maddesine dayanarak kurulmuş ve Belediye Başkanlığına bağlı olarak çalışan bir birimdir.

YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜNÜN GÖREVLERİ

» Belediye meclisi ile ilgili görevleri,
» Belediye encümeni ile ilgili görevleri,
» Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri,
» Yazı İşleri biriminin gerçekleştirme görevlisi olarak görevleri
» Evlendirme memurluğu ile ilgili görevleri
» Personel işleri ile ilgili görevleri
» Diğer görevleri.

Belediye Meclisi ile ilgili görevleri:

» Belediyemiz birimlerinden yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun olarak Belediye meclisinde görüşülüp karara bağlanmak, üzere Belediye Başkanlığından havaleli konuları, gündem maddesi olarak hazırlayıp Meclis Başkanlığına sunmak.
» Meclis toplantı gündeminin, bir önceki birleşime ait meclis karar özetleri ve kararların birer adet fotokopileri ile birlikte zabıta memurları aracılığı ile 5393 sayılı Belediye Kanununun 21. maddesine göre meclis üyelerine en az 3 gün önceden imza karşılığı teslim edilmesini sağlamak.
» Belediye Meclisi ve Komisyonlarının çalışmalarına yardımcı olmak, karar ve raporlarını yazmak, Meclis toplantı tutanaklarını hazırlamak, başkanlık divanına imzalatmak ve bu tutanakları bir dosyada saklamak, incelemeye hazır bulundurmak,
» Meclis üyelerinin, meclis toplantılarına devamlılıklarını belirlemek üzere meclis başkanlığınca tutulan puantaj cetvelini saklamak.
» Meclis toplantısı bittikten sonra alınan kararları, meclis başkanı ve meclis katiplerine imzalatmak ve onaydan sonra gelen meclis kararlarının bir suretini kendi bünyesinde arşivlemek, bir suretini de gereği için ilgili müdürlüğe göndermek.
» Alınan meclis kararlarını meclis karar defterine yazmak, ve meclis başkanı ile meclis katiplerine defteri imzalatmak.
» Belediye meclis üyelerine, gerek meclis toplantısına, gerekse İhtisas Komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için ödenecek olan huzur hakkı puantaj hazırlamak ve gereği için İlgili müdürlüğe göndermek.

Belediye Encümeni ile ilgili görevleri:

» Belediye Başkanından ve Belediye birimlerinden havaleli konuları gündem maddesi olarak encümene sunmak.
» 5393 sayılı Belediye Kanununun 35. maddesine göre, haftada 1 gün toplanan belediye encümeninin almış olduğu kararların yazılmasını, arşivlenmesini ve gereği için ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
Encümence alınan kararları encümen karar defterine yazmak, metin haline getirilen kararları encümen başkanı ve üyelere imzalatmak.
» Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine ödenecek olan huzur hakkı için puantaj düzenlemek, gereği için Personel Müdürlüğüne göndermek.

Genel evrak kayıt ile ilgili görevleri:

» Belediye Başkanlığına kamu kurum ve kuruluşlardan gelen evrakların kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek.
» Belediye başkanlığınca cevap verilmesi gereken yazılara cevap yazmak.
Belediye Başkanlığına vatandaşlar tarafından verilen dilekçelerin kaydını yapmak ve ilgili birimlere zimmet karşılığı teslim etmek.
» Belediyeden posta ile gönderilecek evrakların posta zimmet defterine işlenerek PTT' ye zimmet karşılığı teslim etmek.
» Asker ailesi yardımı başvurularını kabul etmek.4109 sayılı yasaya göre işlem yapmak

Gerçekleştirme görevlisi

» Yazı İşleri biriminin ve başkanlık makamının ve yazı işleri biriminin ihtiyacı olan mal ve hizmet alımlarında 4734 sayılı ihale kanununa göre ihale komisyonu başkanlığı yapar.
» İhale kanununun 22/b maddesine göre yapılan mal ve hizmet alımlarında lüzum müzekkere ile talepte bulunur fatura ve eklerini ödenmesi için Mali Hizmetler Müdürlüğüne sevk eder.
» Diğer birimlerin ihalelerinde ihale komisyonu üyeliği yapar.
» Temsil , tören,ağırlama ve sosyal yardım alımlarında gerçekleştirme görevlisidir.

Evlendirme memurluğu

» Birbirileri ile evlenmek isteyen kadın ve erkeğin evlenmeye dair müracaatlarını kabul etmek.
» Mevzuatın öngördüğü şekilde evlenme dosyasını hazırlamak
» Evlenme akdini yapmak
» Aile cüzdanı düzenleyip vermek
» Evlenmenin nüfus kütüklerine tescilini sağlamak
» Evlenme kütüğü ve dosyalarını iyi bir şekilde muhafaza etmek
» Denetim yapmak isteyen yetkililere gerekli kolaylığı göstermek
» Evlendirme memurları nüfus müdürlüklerine karşı sorumludur.

Personel işleri

Yazı işleri bölümünde personel arasında görev dağılımı yapmak, yeni görevler vermek, noksanlıkları tamamlattırmak, gerekirse bilirkişiden (avukat, uzman vs) görüş almak, Belediye personeli izinlerini, hastalık raporlarını sevk işlemlerini takip etmek ve dosyalamak, Belediye Personeli sicil iş ve işlemlerini yapmak, personelin özlük dosyalarını tutmak, saklamak ve dosyalar üzerindeki personel hareketini sağlamak, Uygulamalara esas olmak üzere tüm personelle ilgili bilgi ve kararları iletmek, yerine getirilmesini sağlamak, Belediye Personeli kadro, derece , kademe ,birleştirme ve emeklilik işlemlerini takip etmek, personel konusunda başkana gerekli bilgiyi vermek, öneride bulunmak, Belediye personelinin kılık kıyafetini ilgili talimatlar gereği takip etmek, personelin uymasını sağlamak, uygunsuzlukları tutanakla belediye başkanına bildirmek, Tüm memur ve işçi kadrolarını ayarlamak ve eksik kadroların tamamlanması için Başkana öneride bulunmak, Belediye hizmet binasının düzen, temizlik, güvenlik v.b.durumlarını sağlamak ve kontrol etmek, ihtiyaçlarını karşılamak, personelin verimli çalışmasını sağlamak, bölüm içerisinde uyumu sağlamak.

Diğer görevler

» Belediye Başkanlığı tarafından verilen yazışmaları ve verilen görevleri yapmak.
» Diğer birimlerle uyumlu çalışmak
» Belediye Başkanlığı tarafından düzenlenen organizasyon, kutlama ve törenlere katılmak ve görev yapmak
» Tüm encümen ve meclis kararlarını ve yazışmaların arşivlenmesini sağlamak.

YAZI İŞLERİ MÜDÜRÜNÜN GÖREV YETKİ VE SORUMLULUKLARI

» Müdürlük hizmetlerinin zamanında, verimli ve düzenli bir şekilde yürütülmesini sağlamak.
» Görev bölümü yapmak, izin, hastalık vb. durumlarda yerine bir başkasının görevlendirilmesi ve hizmetlerin aksamaması için gerekli önlemleri almak.
Başkanlıktan gerek meclise, gerekse encümene gönderilen evrakların kanun, tüzük, yönetmelik, emir ve kararlar doğrultusunda işlem görmesini sağlamak.
Meclis toplantı gündeminin belediye başkanı tarafından belirlenmesini ve meclis üyelerine zamanında dağıtımının yapılmasını sağlamak.
Başkanlıktan encümene gönderilen evrakın zamanında ve eksiksiz olarak ilgili birime gönderilmesini sağlamak.
» Meclise veya encümene gönderilecek dosyaları incelemek, usul ve esas yönünden görülen noksanlıkların ilgili müdürlükçe giderilmesini sağlamak.
Çalışma verimini arttırmak amacıyla, kanunları, idari ve genel yargı kararlarını ve bunlarla ilgili yayınları satın almak ve abone olmak.
» Belediye Başkanlığının ve Yazı İşleri Müdürlüğünün ihtiyaçlarının karşılanmasında gerçekleştirme görevlisi olarak görev yapma İhtiyaçların gerçekleştirme aşamasında ihale komisyonu başkanlığı yapma ve diğer birimlerin ihtiyaçların giderilmesinde ihale komisyonunda görev alma
» Birim faaliyet raporlarını birleştirip Başkanlık faaliyet raporu haline getirir. İlgili kurumlara gönderir.
» Evlendirme memurluğu işlerini yürütür. Bunlarla ilgili kayıtları tutmak. Rapor ve yazıları ilgili kurumlara göndermek.
» Belediye Başkanının vereceği diğer işleri yapmak

MECLİS VE ENCÜMEN KARARLARINDA GÖREV VE SORUMLULUKLARI:

» Meclis ve Encümene ilişkin yazıları hazırlar, meclis ve Encümen evrakını karar defterine kaydeder ve sonuçlarını sütunlarına işler.
» Meclis ve Encümene ilişkin gündemde bulunan dosyaları düzenler, gündemi hazırlar. Bu dosyaları gündem sırasına göre numaralar ve karton içerisine sırayla yerleştirir, başkanlığa sunar.
» Meclisten Komisyonlarına gönderilen dosya ve yazıları ilgilisine teslim eder.
» Meclis ve Encümene ait yazı ve kararları düzenler, yazar, imza işlerini tamamlattırır. İzlenmesinden sorumludur.
» Meclis ve Encümen Üyelerinin, huzur haklarının puantajını hazırlar ve zamanında ödenmesi için ilgili birime gönderir.
» Meclis ve Encümen Karar Defterini düzenli bir şekilde tutar. Defterdeki imzaların tam olmasına özen gösterir.
» Meclis ve Encümen kararlarının imzası tamamlandıktan sonra ilgili Müdürlüklere gecikmeden gönderilmesini sağlar.
» Meclis veya Encümene ait karar ve tutanak asıllarını dosyalarına yerleştirerek saklanmasına, kaybolmamasına özen gösterir.
» Encümence incelenmek üzere yetkili heyete verilen dosyayı heyete imza karşılığında teslim eder, dosyanın izlenmesinden sorumludur.

Görev ve çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından sorumludur.

GENEL EVRAK KAYIT İLE İLGİLİ SORUMLULUKLARI

» Belediye başkanlığına gelen her çeşit yazı ilgili personel tarafından alınarak havale edileceği birime göndermek
» Konusu itibariyle birden çok birimi ilgilendiren yazıların suretlerinin çoğaltılarak ilgili birimlere gönderilmesini sağlar.
» Konusu itibariyle önemli ve ivedi yazıların ilgili birime gönderilmesini sağlar.
» Gizlilik dereceli yazılar açıldıktan sonra Belediye Başkanı tarafından havalesinin yapılmasını sağlar.
» Giden evrakları zimmet defterine kayıt ettirerek ulaşacağı kurum ve kuruluşlara titizlikle teslim edilmesini sağlar.
» Posta ile gönderilecek olan evrakların işlemlerini yaparak, kısa sürede PTT' ye gönderilmesini sağlar.
» Belediyeye gelen ve giden tüm evrakların kayıt işlemlerinin noksansız yapılmasını takip eder.
» Kaybolan evraklardan her zaman için sorumludur.